Corretores de seguro: veja como organizar melhor a sua agenda

O tempo é um dos fatores-chave para os corretores de seguro. Seu trabalho depende de uma boa administração desse ativo para trazer resultados e se ter a produtividade esperada. No setor de seguros, muitos profissionais que atuam com autogerenciamento precisam ter ainda mais cuidados para organizar sua agenda e conseguir cumprir seus compromissos.

Assim, se você está em busca de insights para corretores de seguro ter maior controle de seu tempo e de sua agenda, continue a leitura e confira nossas dicas.

1. Tenha um planejamento consistente de suas tarefas

Você já ouviu a máxima que diz que “não planejar é um plano para o fracasso?”. Esse ditado é tão verdadeiro no setor de seguros quanto em qualquer tipo de negócio.

Sem um planejamento, os corretores de seguro podem se tornar apenas “apagadores de incêndios”, isso é, tornam-se passíveis de perderem o controle de seu tempo e acabar tendo que utilizá-lo principalmente para resolver problemas e lidar com imprevistos.

Esse tipo de postura torna mais difícil o cumprimento dos compromissos e o desenvolvimento de ações mais proativas – como as que envolvem inovação e a captação de novos clientes.

Portanto, certifique-se de que, ao começar o seu dia de trabalho, você tenha um planejamento de tudo o que é prioritário executar e o que demanda sua atenção e envolvimento naquele momento.

Se sentir que manter essa rotina é difícil, saiba que a neurociência diz que é mais provável que você atinja seus objetivos quando anotá-los – viu como algo tão simples vale seu esforço e traz ótimos benefícios potenciais?

2. Aplique técnicas de gestão do tempo e de produtividade para corretores de seguro

Para organizar e cumprir sua agenda, é necessário assumir o controle de seu tempo. Para isso, há diversos métodos e técnicas que podem ser incorporadas ao seu dia a dia, por exemplo:

• Técnica Pomodoro: o princípio desta técnica é de que, dividindo seu tempo em pequenas parcelas e realizando intervalos entre as atividades, fica mais fácil manter o foco, a agilidade e o funcionamento das atividades cerebrais. Assim, ela orienta que se façam fluxos de trabalho de 25 minutos, com intervalos que variam de 5 a 30 minutos. Confira um guia de como aplicar a técnica em sua rotina.
• Método Kanban: com ele, agrupam-se tarefas em um quadro dividido por listas (esse quadro pode ser físico ou digital, utilizando um aplicativo ou software). A cada mudança de status, a tarefa é transferida (por exemplo de “iniciar” para “em andamento”. Aplicar esse método ajuda a visualizar toda a sua demanda de trabalho e a otimizar a sua eficiência, abrindo espaço para cumprir os objetivos de sua agenda. Veja em mais detalhes como utilizar esse método.

3. Utilize sistemas ou apps que ajudem em sua organização de tarefas

Esteja você trabalhando sozinho ou compartilhando tarefas com sua equipe na corretora, é necessário manter todo esse fluxo organizado. E a tecnologia está aqui para ajudar nessa demanda e no controle de cada etapa ou ação que precisa ser executada, além do acompanhamento de tudo que foi delegado.

Uma das ferramentas mais utilizadas para isso é o Trello, que também pode ser utilizado para aplicar o método Kanban, que vimos acima.

4. Para organizar sua agenda… organize sua mesa!

Você já ouviu a expressão “mesa desarrumada, mente desarrumada”? Ela expressa como pode ser difícil trabalhar e manter a organização em meio a um ambiente desordenado.

De fato, conforme uma pesquisa realizada pelo Instituto de Neurociência da Universidade de Princeton, trabalhar em um espaço desorganizado pode reduzir a capacidade do cérebro de concentrar e processar informações. E isso se traduz em uma agenda com atrasos, inconsistências e outros problemas.

Então, tire um tempinho em seu dia para manter seu espaço de trabalho sem confusão visual, papéis espalhados, copos usados acumulados na mesa, materiais e outros itens que possam estar restringindo sua capacidade produtiva sem você perceber.

5. Reduza as decisões necessárias em seu dia a dia

Você já parou para pensar sobre quantas decisões precisa tomar diariamente? Especialistas chegaram à conclusão de que são cerca de 35.000 decisões!

Esse grande número de decisões, naturalmente, acaba demandando bastante de nossa atenção e de nosso tempo. Portanto, uma estratégia inteligente para corretores de seguro que querem gerir melhor seu tempo e cumprir sua agenda é diminuir a demanda por essas decisões.

O caminho da padronização é um dos mais eficientes. Por exemplo, se a cada proposta comercial você escolhe um tipo de fonte, cor, alinhamento para o texto, etc., por mais simples que isso pareça ser, está consumindo tempo e recursos mentais que poderiam ser utilizados mais estrategicamente. Então, que tal criar modelos e padrões para serem adotados para esse tipo de ação?

6. Transforme reuniões desnecessárias em e-mails

Para organizar e cumprir seus compromissos e tarefas, é importante reavaliar suas práticas. E isso inclui as reuniões. Apesar de serem instrumentos importantes de alinhamento, redução de ruídos organizacionais, feedback e motivação de equipes, nem sempre elas são realmente necessárias ou proveitosas.

Veja só: quase 50% dos profissionais consultados em uma pesquisa afirmaram que as reuniões são o principal motivo de desperdício de tempo nas empresas. Assim, antes de sair reunindo corretores de seguro e outros membros de sua equipe avalie se o encontro é, de fato, necessário. Considere transformar algumas das reuniões em e-mail ou outro tipo de comunicado sem perder a objetividade, clareza e a proximidade e reserve as reuniões para quando elas forem realmente relevantes.

E então, pronto para colocar essas dicas para corretores de seguro em prática? Você adota outras estratégias para organizar e cumprir sua agenda? Deixe sua mensagem nos comentários.